2. Chuẩn hóa dữ liệu

• Tham chiếu giao dịch:

Đầu tiên truy cập vào bảng AP, bắt đầu từ ô A15 xuống, sử dụng công thức sau để chuẩn hóa các tham chiếu giao dịch trong cột E và F: =CONCATENATE(UPPER(E15), ".", F15)

Tương tự, vào bảng AR, bắt đầu từ ô A15 xuống dưới, sử dụng cùng một công thức để chuẩn hóa các tham chiếu giao dịch trong cột E và F.

Bây giờ, truy cập vào bảng LG, bắt đầu từ ô J8 xuống dưới, sử dụng công thức sau để chuẩn hóa các tham chiếu giao dịch trong cột B: =UPPER(B8).

Đây là tài liệu tham khảo giao dịch:

Ở lại trên bảng LG và chuẩn hóa các mục sau:

Giai đoạn: bắt đầu từ ô K8 xuống dưới, sử dụng công thức này. =CONCATENATE(YEAR(C8),RIGHT(CONCATENATE("00",MONTH(C8)),3))Để chuẩn hóa giai đoạn kế toán từ ngày giao dịch trong cột A.

Loại Sổ cái: Trong hầu hết các trường hợp, loại sổ cái nên được trích xuất từ các tham chiếu giao dịch. Trong dữ liệu mẫu của chúng tôi, đó là phần trước dấu "chấm" đầu tiên của tham chiếu giao dịch. Bắt đầu từ ô L8 xuống dưới, sử dụng công thức sau để chuẩn hóa loại sổ cái từ cột J: =LEFT(J8, FIND(".", J8) - 1).

Số Sổ cái: Đây là số tăng dần từ sổ cái trước. Quy tắc đơn giản: đi xuống, bất cứ khi nào loại sổ cái thay đổi, thì đó là đầu của một sổ cái mới.

• Ô M8 lưu giữ số sổ cái bắt đầu, nó phải lớn hơn số sổ cái lớn nhất hiện có. Đảm bảo bạn cung cấp cho nó số lớn nhất tiếp theo, nếu không, nó sẽ ghi đè lên số sổ cái hiện có. Đối với lần nhập đầu tiên, nó là 1. Nếu có sổ cái hiện có, hãy đi vào Kế Toán Sổ Cái > Tra cứu Sổ Cái để lấy số sổ cái lớn nhất.

• Bắt đầu từ ô M9 xuống dưới, sử dụng công thức này =IF(J9=J8,M8,M8+1) để gán số sổ cái cho mỗi giao dịch.

• Nợ|Có: Khá dễ hiểu. Bắt đầu từ ô N8 xuống dưới, sử dụng công thức này =IF(H8>0, "N", "C") để xác định nợ hoặc có cho mỗi giao dịch..

• Số tiền: Số tiền nợ là số dương, và số tiền có là số âm. Bắt đầu từ ô O8 xuống dưới, sử dụng công thức này =ABS(H8-I8) * IF(N8 = "N", 1, -1) để xác định số tiền cho mỗi giao dịch..

• Mã Nhà cung cấp: Mã này phải được tìm từ bảng Thông tin Công nợ phải trả bằng cách sử dụng tham chiếu giao dịch. Bắt đầu từ ô P8 xuống dưới, sử dụng công thức này =IFNA(VLOOKUP(J8, AP!$A$1:$X$1000, 3, FALSE), "") để tìm mã nhà cung cấp.

• Customer Code: this has to be looked up from the Accounts Receivable Details sheet using transaction reference. Starting from cell Q8 downward, use this formula =IFNA(VLOOKUP(J8,AR!$A$1:$Z$1000,3,false),"") to look up the customer code.

• Address Code: Join the supplier and customer code into a unique address code. Starting from cell R8 downward, use this formula =CONCATENATE(P8,Q8) to assign address code to transactions.

• Account: Pretty straight forward. Starting from cell S8 downward, use this formula =G8 to assign account codes to transactions.

• Supplier’s Invoice: this has to be looked up from the Accounts Payable Details sheet using transaction reference. Starting from cell T8 downward, use this formula =IFNA(VLOOKUP(J8,AP!$A$1:$X$1000,8,false),"") to look up the supplier code.

• Customer’s Invoice: this has to be looked up from the Accounts Receivable Details sheet using transaction reference. Starting from cell U8 downward, use this formula =IFNA(VLOOKUP(J8,AR!$A$1:$X$1000,8,false),"") to look up the supplier code.

• Supplier’s Invoice Date: this has to be looked up from the Accounts Payable Details sheet using transaction reference. Starting from cell W8 downward, use this formula =IFNA(VLOOKUP(J8,AP!$A$1:$X$1000,9,false),"") to look up the supplier code.

• Customer’s Invoice Date: this has to be looked up from the Accounts Receivable Details sheet using transaction reference. Starting from cell X8 downward, use this formula =IFNA(VLOOKUP(J8,AR!$A$1:$X$1000,9,false),"") to look up the supplier code

• Invoice Number: Combination of the above invoices from both suppliers and customers. Starting from cell V8 downward, use this formula =CONCATENATE(T8,U8) to assign an invoice number to each transaction.

• Invoice Date: Combination of the above invoices from both suppliers and customers. Starting from cell Y8 downward, use this formula =IF(ISDATE(W8),W8,X8) to assign an invoice date to each transaction.

Copy your formulas downward to the last transaction in the LG sheet. That’s all for normalizing your data inputs.

For your convenience, here is the link to download an already normalized data: Sample Data - SmartPro